Gestion des contacts externes
Le carnet d’adresses de GCC peut inclure tous les contacts du tenant (Agents, Superviseurs, Campagnes) ainsi que des contacts ne faisant pas partie de l’organisation.
Les contacts externes se configure sous Gestion > Carnets d’adresses puis onglet « CONTACTS EXTERNES »
- Créer un contact externe
- Importer des contacts externes
- Modifier les contacts externes
- Exporter les contacts externes
- Supprimer les contacts externes
Créer des contacts externes
- Cliquer sur le bouton « CREER » pour ouvrir la fenêtre contextuelle :
| 1 – NOM* : Nom du contact externes 100 caractères maximum 2 – NUMERO DE TELEPHONE : numéro de téléphone (fixe) du contact (au format national ou international) 50 caractères maximum 3 – NUMERO DE PORTABLE : numéro de téléphone (mobile) du contact (au format national ou international) 50 caractères maximum 4 – ADRESSE : adresse postale 100 caractères maximum 5 – AUTRE : informations complémentaires 250 caractères maximum 6 – EMAIL : adresse email du contact 50 caractères maximum 7 – Cliquer sur le bouton CREER pour terminer. A NOTER : seul le champs « NOM » est obligatoire. |
Importer des contacts externes
- Cliquer sur « IMPORTER » (1) pour ouvrir la fenêtre contextuelle :
- Cliquer sur « Télécharger le modèle » pour obtenir le modèle de fichier d’insertion au format csv.
Ce fichier au format csv se présente comme suit :
Le fichier a pour séparateur la virgule (,) et l’entête : Name, Address, Phone, Mobile, Other, Email pour chaque champs d’un contact.
Seul le champs « Name » est obligatoire.
Ci-dessous, un exemple de fichier :
Important :
L’import par fichier csv est incrémental : seuls les nouveaux contacts (nouveaux « Name ») seront crées. Les lignes comportant des contacts déjà existants seront rejetées.
Importer le fichier créé dans la fenêtre contextuelle et cliquer sur « IMPORTER » :
L’import s’opère et peut prendre quelques instants en fonction du nombre de contacts importés :
Le suivi/vérification de l’import est visible dans les notifications :
Les contacts importés s’affichent et sont ajoutés aux carnets d’adresses utilisant les contacts externes :
Modifier les contacts externes
- Cliquer sur le contact externe souhaité pour ouvrir le menu déroulant.
- Dans le menu déroulant, sélectionner Modifier pour ouvrir la fenêtre contextuelle :
- Dans la fenêtre contextuelle, modifier les informations souhaitées :
Exporter les contacts externes
- Sélectionner le(s) contact(s) externe(s) en cliquant sur la case à cocher de la ligne.
Dans l’exemple ci-dessous, un filtre (1) avec le mot clé « fixe » est appliqué.
Puis, on sélectionne(2) tous les contacts de ce filtre pour exporter (3).
- L’export peut se faire unitairement en cliquant sur les options du contact(1) puis sur Exporter(2) :
Supprimer les contacts externes
- Sélectionnez le(s) contact(s) externe(s) en cliquant sur la case à cocher de la ligne.
Dans l’exemple ci-dessous, tous les contacts sont sélectionnés(1) pour être supprimés(2).
- La suppression peut se faire unitairement en cliquant les options du contact(1) puis sur Supprimer(2) :
