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4CE – Carnet d'adresses : Import de destinataires

Tutoriel 6 minutes de lecture imprimer

Le carnet d’adresses  contient les coordonnées de personnes internes ou externes à l’entreprise avec qui les agents peuvent communiquer lors du traitement de dossiers.

Ces destinataires peuvent simplement être consultés en tant qu’Expert avant de répondre a un client, il peuvent aussi être mis en copie ou même se faire transférer un dossier pour en terminer traitement. La création de destinataires s’effectue depuis l’interface Administrateur 4CE.

L’ajout de destinataires dans le Carnet d’adresse peut être réalisé de manière unitaire en ajoutant un nouveau destinataire ou en important une liste. Dans ce tutoriel nous verrons donc la méthode par import d’une liste de destinataires.

Prérequis

  • Avoir un profil coordinateur
  • Utiliser un fichier d’import avec ces spécifications :
    • Format : CSV
    • Encodage : UTF8
    • Délimiteur de ligne : caractère de fin de ligne (EOL)
    • Séparateur : virgule
    • Ordonnance : contenir les 8 champs strictement présentés dans l’ordre suivant : Civilité, Prénom, Nom, E-mail, Service, Téléphone, Adresse et Ville.
      • Civilité : M. ou Mme ou Mlle
      • L’e-mail est le seul champ obligatoire ; tous les autres sont facultatifs.
      • Les numéros de téléphone ne doivent contenir ni espaces, ni séparateurs, ni caractères spéciaux (ex : 0110203040 pour un numéro national ou 0033110203040 pour un numéro international).
    • Syntaxe : Aucun champ ne doit contenir de virgule (,)

Taille maximale des champs

  • Civil : 3 caractères (par défaut M.)
  • Prénom : 50 caractères
  • Nom : 20 caractères
  • E-mail : 255 caractères (Champ Obligatoire)
  • Service : 50 caractères
  • Téléphone : 20 caractères
  • Adresse : 100 caractères
  • Ville : 100 caractères

Mode opératoire :

A – Créer un fichier de destinataires en respectant les spécifications. Dans notre exemple nous utilisons l’éditeur de texte Notepad++ pour préparer le fichier.

Vous pouvez récupérer ce fichier ici.

 ! Chaque destinataire est identifié par son adresse e-mail unique. Si le fichier d’import contient une adresse e-mail qui existe déjà, le système met automatiquement à jour le destinataire correspondant, c’est-à-dire qu’il écrase les données existantes du carnet d’adresses et les remplace par celles fournies dans le fichier d’import.

B – Se connecter à la console d’administration de 4CE puis sélectionner Carnet d’adresse dans la rubrique Espace Client et cliquer sur Import des destinataires

C – Dans le formulaire d’import, donner un nom (sans espace) à votre opération puis cliquer sur le bouton Choisissez un fichier.

Le nom ne doit pas contenir d’espace.

D – Dans l’explorateur, sélectionner le fichier de destinataire précédemment créé puis cliquer sur  le bouton Valider.

E – L’importation est terminée. Par défaut tous les contacts importés  ont un statut Expert et Copie.

Dans la colonne Importation figure le nom que vous avez indiqué à l’étape C.

Il ne reste plus qu’a personnaliser les statuts des différents destinataires en cochant la case correspondant au statut souhaité (Expert, Copie, Transfert) et en cliquant sur Valider la sélection pour terminer.
Pour cette action vous pouvez vous référer à cet article.

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Laurent

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